การธุรกิจแบบมือโปรด้วย ระบบสต็อก (Stock)

ระบบสต็อก (Stock) เป็นหนึ่งในระบบที่คลินิกควรมี เพราะระบบนี้จะส่งผลในระยะยาว โดยระบบสต็อกไม่ได้เป็นแค่เครื่องมือช่วยนับของในคลัง แต่ยังควบคุมต้นทุน ติดตามยอดขาย วางแผนสั่งซื้อ และลดความผิดพลาดในการดำเนินงานทั้งหมด หากคุณเป็นคลินิกที่อยากบริหารธุรกิจแบบมืออาชีพ มีข้อมูลชัดเจน ใช้ทรัพยากรคุ้มค่า และพร้อมเติบโต ระบบสต็อกคือสิ่งหนึ่งที่ควรมี ราคาเปิดใช้บริการ  สอบถามแอดไลน์: @easyapp

ระบบสต็อกคืออะไร?

ระบบสต็อก (Stock) คือกระบวนการจัดการสินค้าในคลังอย่างมีแบบแผน ตั้งแต่การรับเข้า จัดเก็บ ไปจนถึงการเบิกจ่ายและตรวจนับ เพื่อให้คลินิกสามารถควบคุมปริมาณสินค้าได้อย่างมีประสิทธิภาพ ลดความผิดพลาด และวางแผนการสั่งซื้อได้อย่างมีประสิทธิภาพ ระบบนี้สามารถทำงานได้ทั้งแบบจดบันทึกด้วยมือ (Manual) และแบบดิจิทัล (Software) โดยระบบที่ดีจะช่วยให้รู้ว่า ของอะไรอยู่ตรงไหน มีจำนวนเท่าไร กำลังจะหมดเมื่อไร ซึ่งข้อมูลเหล่านี้มีผลต่อการตัดสินใจ ไม่ว่าจะเป็นเรื่องการผลิต การขาย หรือการเติมสต็อกใหม่

ประโยชน์ของการใช้ระบบสต็อก

การมีระบบสต็อกที่ดี ไม่ใช่แค่เรื่องของความเป็นระเบียบเท่านั้น แต่ยังสามารถควบคุมต้นทุน และการรู้จำนวนของที่เหลือ โดยประโยชน์ของการใช้ระบบสต็อกช่วยให้

• รู้จำนวนผลิตภัณฑ์ ตัวยา ที่เหลืออยู่ในร้านแบบเรียลไทม์ ไม่ต้องเดินไปเปิดกล่องดูเองทุกครั้ง
• วางแผนสั่งซื้อได้แม่นยำขึ้น สั่งแค่เท่าที่จำเป็น ไม่ขาด ไม่เกิน
• ลดของหายหรือสูญหายโดยไม่รู้ตัว เพราะมีบันทึกการเคลื่อนไหวของสินค้า
• ทำบัญชีง่ายขึ้น เชื่อมกับยอดขาย ยอดคงเหลือ และกำไรขาดทุนได้เลย
• ประหยัดเวลาการตรวจนับสินค้า โดยเฉพาะถ้าใช้ระบบดิจิทัล ช่วยให้ทุกอย่างเร็วขึ้นเป็นเท่าตัว

เปรียบเทียบระบบสต็อกแบบเก่า-ใหม่

หัวข้อ	ระบบสต็อกแบบเก่า (Manual)	ระบบสต็อกแบบใหม่ (Digital)
การบันทึกข้อมูล	จดด้วยมือ, Excel , เอกสารกระดาษ	ใช้โปรแกรมหรือแอปพลิเคชันที่บันทึกอัตโนมัติ
ความแม่นยำ	มีโอกาสผิดพลาดสูงจากการกรอกข้อมูลเอง	ข้อมูลแม่นยำ ลดข้อผิดพลาดจากมนุษย์
การตรวจสอบย้อนหลัง	ต้องค้นจากแฟ้ม หรือไฟล์กระจัดกระจาย	ค้นหาข้อมูลย้อนหลังได้เร็ว แสดงประวัติชัดเจน
การอัปเดตสต็อก	ต้องอัปเดตด้วยตนเองหลังขายหรือเบิกของ	ระบบตัดสต็อกอัตโนมัติแบบเรียลไทม์
การวางแผนสั่งซื้อ	ต้องคำนวณเอง อาจพลาดสินค้าขาดหรือล้นเกิน	มีแจ้งเตือนเมื่อของใกล้หมด วางแผนได้แม่นยำ
ต้นทุนเวลาและแรงงาน	ใช้เวลานับนาน ต้องทำซ้ำหลายครั้ง	ประหยัดเวลา ทำงานได้เร็วขึ้น ใช้คนน้อยลง
ความสามารถในการขยายธุรกิจ	จำกัด ยิ่งร้านใหญ่ ข้อมูลยิ่งวุ่นวาย	องรับการเติบโตของธุรกิจได้ดี จัดการหลายสาขาได้
ความน่าเชื่อถือของระบบ	ขึ้นอยู่กับคน ดูแลยากถ้าคนเปลี่ยนบ่อย	มีระบบจัดเก็บข้อมูลถาวร ตรวจสอบได้ทุกการเคลื่อนไหว

ราคาเปิดใช้บริการ  สอบถามแอดไลน์: @easyapp

องค์ประกอบสำคัญของระบบสต็อกที่ดี

• จัดระเบียบสินค้าอย่างเป็นระบบ ทุกชิ้นควรถูกแยกหมวดหมู่ชัดเจน ไม่ว่าจะตามประเภท ขนาด หรือรหัสสินค้า เพื่อให้ค้นหาง่ายและลดความสับสนเวลานับสต็อก
• มีรหัสสินค้าที่ไม่ซ้ำกัน รหัสสินค้าช่วยให้ระบบรู้ว่าอะไรคืออะไร แม้จะมีลักษณะคล้ายกัน
• ติดตามการเข้า-ออกของสินค้าได้แบบเรียลไทม์ ระบบควรบันทึกทุกการเคลื่อนไหว เช่น สินค้าเข้าวันไหน ขายออกกี่ชิ้น ใครเป็นคนทำรายการ เพื่อให้สามารถตรวจสอบย้อนหลังได้
• ตั้งจุดแจ้งเตือนสินค้าคงเหลือน้อย ฟีเจอร์นี้ช่วยให้เจ้าของร้านรู้ทันว่าอะไรใกล้จะหมด และสามารถวางแผนเติมสต็อกล่วงหน้าได้
• มีระบบรายงานที่อ่านเข้าใจง่าย ไม่จำเป็นต้องมีกราฟซับซ้อน ขอแค่สรุปให้เห็นภาพรวมของสต็อก เช่น เหลือสินค้าอะไรบ้าง ขายดีตัวไหน หรือมีของค้างสต็อกนานเกินไปหรือไม่
• ใช้งานได้ทั้งทีม ระบบที่ดีควรเปิดให้หลายคนเข้ามาใช้งานพร้อมกันได้ แต่ควรกำหนดสิทธิ์อย่างเหมาะสม เช่น ให้พนักงานแค่ดูรายการ แต่ไม่สามารถลบข้อมูลหรือแก้ไขตัวเลขเองได้

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อย ของคลินิกที่ไม่มีระบบสต็อก

คลินิกหลายแห่งให้ความสำคัญกับบริการหน้าเคาน์เตอร์มากกว่าหลังบ้าน แต่ในความเป็นจริงแล้วหลังบ้านที่ไม่เป็นระบบ อาจกลายเป็นต้นเหตุให้เสียลูกค้า เสียต้นทุน และเสียเวลาอย่างไม่รู้ตัว โดยเฉพาะเรื่องของ สต็อกยา เวชภัณฑ์ และอุปกรณ์ ต่อไปนี้คือข้อผิดพลาดที่พบได้บ่อยในคลินิกที่ยังไม่มีระบบสต็อกที่ดี

• ของหมดแบบไม่ทันตั้งตัว

หลายคลินิกเจอสถานการณ์ที่แพทย์กำลังจะทำหัตถการ แต่พบว่ายาชา หรือฟิลเลอร์ดันหมดพอดี ทั้งที่ควรมีการแจ้งเตือนล่วงหน้า หากไม่มีระบบติดตามของคงเหลือ จะทำให้การให้บริการสะดุด และอาจเสียความเชื่อมั่นจากลูกค้า

• ของหาย หรือสูญเปล่าโดยไม่รู้ตัว

อุปกรณ์ขนาดเล็กอย่างเข็ม ฉีดยา ถุงมือ หรือแม้แต่เวชภัณฑ์บางชนิด อาจหายหรือถูกใช้งานเกินความจำเป็น ถ้าไม่มีระบบที่บันทึกการเบิกจ่ายอย่างชัดเจน ก็ยากที่จะรู้ว่าของหายไปไหน หรือต้นทุนจมกับอะไร

• ใช้ของหมดอายุโดยไม่ได้ตั้งใจ

ในคลินิกที่ไม่มีการติดตามวันหมดอายุแบบจริงจัง อาจมีเวชภัณฑ์บางชิ้นตกค้างจนหมดอายุ และเผลอหยิบมาใช้ ซึ่งเสี่ยงต่อความปลอดภัยของลูกค้า และยังทำลายชื่อเสียงของคลินิกอีกด้วย

• ควบคุมต้นทุนไม่ได้

เมื่อต้นทุนพวกยาและอุปกรณ์เล็ก ๆ น้อย ๆ ไม่ถูกจัดการอย่างเป็นระบบ ก็ยากที่จะรู้ว่าแต่ละเดือนใช้ไปเท่าไร ควรลด-เพิ่มอะไรบ้าง ทำให้บริหารรายจ่ายได้ไม่เต็มที่ และกำไรหดโดยไม่รู้ตัว

• เสียเวลานับของซ้ำๆ ทุกเดือน

คลินิกที่ยังใช้การจดด้วยมือ หรือไม่มีระบบจัดเก็บข้อมูลที่ดี มักต้องเสียเวลานับของกันทุกเดือนแบบแมนนวล และเสี่ยงข้อมูลผิดพลาด ทำให้ต้องนับใหม่หลายรอบ เสียแรง เสียเวลา โดยไม่จำเป็น

ราคาเปิดใช้บริการ  สอบถามแอดไลน์: @easyapp

สรุป

ระบบสต็อก (Stock) ไม่ใช่แค่เครื่องมือสำหรับเช็กของคงเหลือหรือบันทึกการเบิกจ่ายเท่านั้น แต่ยังแสดงให้เห็นถึงความเป็นมืออาชีพของคลินิก เพราะจะช่วยให้การบริหารจัดการภายในมีระบบ เป็นระเบียบ และควบคุมต้นทุนได้อย่างมีประสิทธิภาพ การมีระบบสต็อกที่ดี จึงแสดงถึงความใส่ใจในรายละเอียดของการดำเนินงาน ช่วยให้ทีมแพทย์และเจ้าหน้าที่สามารถวางแผนใช้เวชภัณฑ์ได้อย่างมีประสทิธิภาพ ลดโอกาสของขาด หรือใช้ของหมดอายุโดยไม่รู้ตัว อีกทั้งยังช่วยให้ติดตามการใช้งานย้อนหลังได้ง่าย สร้างความมั่นใจให้ลูกค้าว่าคลินิกมีมาตรฐาน ปลอดภัย และพร้อมให้บริการอย่างมืออาชีพในทุกขั้นตอน